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怎样采购和管理在线文件的协作系统?

在线文件共享和协作市场,以ESG( Enterprise Strategy Group )的定义来说,包括了那些帮助用户共享和访问云上的文档和其它文件,并允许从不同的终端设备上容易地访问并协作的SaaS(软件即服务, Software-as-a-Service)方案。这包括了那些主要注重于共享和协作的方案,而特意排除了那些主要用于数据保护和备份的服务。不过肯定也会有些重叠;知名的专注于文件共享和协作的供应商包括 Box、Citrix ShareFile、Dropbox、Egnyte、Sugarsync、Syncplicity以及最近才打入市场的 YouSendIt。

现在IT必须好好审视这些方案,原因在于,在很多情况下,它们已经应用于你的公司。所以你最好能赶到潮流的前面,并提供一个公司认可(并管理)的在线文件共享和协作工具,来保护公司的数据。

消费化的影响

ESG观察到了公司IT部门对“其它”终端设备的接受程度有了很大的转变。驱动这些转变的东西是什么呢?最终用户的需求是一个巨大驱动力。随着大众消费市场对复杂的设备例如智能手机和平板电脑的接受程度的不断加深,接下去的就是用户会推动在个人事务以及工作中都使用这些设备。

这对IT来说并不是坏事,最终,消费化可以是一个双赢的局面——企业IT部门把一部分设备采购和服务计划的成本转嫁出去,并保持对企业信息的控制能力,而雇员则有使用他们自己喜欢的设备的自由。不过,还有些关键问题需要IT经理考虑到,例如提供应用和工作环境部署能力,以使IT能够管理和维护帐号、不依赖于设备,安全性和可以预测的生产力。另外,还有成本和其它有关新供应商和能为移动终端设备提供7×24支持的电信合约等需要考虑的地方。

赶到浪潮之前

企业IT可以支持一个可以最好地平衡协作和文件共享需求以及他们对安全和可控的要求的方案,以便赶到浪潮之前。通过明智的投入,公司可以满足他们用户的需求,同时还能有提高的安全性和对公司信息的控制,更好的管理能力,以致最终可以放心了。

市场上的定价和提供的服务根据不同的存储量、用户数、技术支持等级以及对移动设备的支持而有所不同。不过用户需要小心的是——可能有效比较价格是很难的,因为一些产品按用户数收费,而其它的可能有容量的限制,或者按容量收费,另外还有些为企业用户提供定制报价。这是一个实实在在的新生市场,而报价模式会随着供应商们尝试不同的定价模型而改变,并最终定型为一种可以引诱客户的有吸引力的定价模式。

IT部门需要特别注意可扩展性(授权模式以及增加用户的难易)以及服务等级协议(是否有在线时间保证)。还有,那些从传统数据存储厂家转向在线供应商的要注意:他们可能已经习惯了一些等级的支持,有些供应商可以提供“高级”或者“专用”支持服务,而其它的一些厂家可能只能提供在线FAQ和在线帮助。 Box、Syncplicity和YouSendIt在这个领域比较出众,他们为企业用户提供专属的客户经理。

产品的区别:研究是关键

在你开始研究市场的时候,有些产品可能看起来很相近。不过在哪个供应商或者产品更适合大企业用户,以及那个更适合中小企业方面,他们还是有区别的。例如,这个领域多数的供应商提供共享和协作能力,通常,这些产品上存储的所有文件都可以通过因特网连接来访问。不过, Box 和 YouSendit提供更简单的可扩展性——IT不必制定他们需要多少存储,因为他们依用户数收费,而不是存储。这使一个大企业可以更好地为这些产品预测和分配预算。

另一方面, SugarSync是那些需要一个容易配置并可以扩展的服务,但不需要7×24支持或者保证的在线时间的中小企业的最佳选择。他们的服务不需要用户把文件 移动到一个新的文件夹就可以工作,而且允许他们保持已有的文件夹结构,所以IT不用在公司内改变用户的行为习惯。除了提供全面的商用功能,例如离线访问文 件,跨用户同步以及对多种移动设备的支持外, SugarSync还提供个人功能(例如移动设备音乐流媒体),这对那些允许使用终端设备做个人用途的公司来说非常合适。

除了基本的文件共享功能,要在全公司实施在线文件共享和协作方案的IT部门需要集中化的管理能力来处理配置和管理事务。因为这对消费产品来说是不需 要的,而很多这类产品是从消费产品发展而来的,ESG发现多数厂家仍在加强他们在这方面的能力。然而这是一个关键的需求,那些可以让IT可以更容易地实施 和管理他们方案的供应商,会在竞争中占有天然的优势。

企业客户需要考虑的关于管理和控制的关键性问题包括:

是否可以通过一个中心控制面板设置组策略,还是各个帐号需要分别设置。

是否有和活动目录( Active Directory )的集成?不光是单点登陆( Single Sign-On )到服务,还包括利用活动目录的组来实现方便快捷的分发、撤销和策略管理。

是否可以通过审核日志来让管理员了解帐户的使用情况,并提供对不同业务部门进行成本核算的数据。

在作出采购决定之前,你需要能回答所有的这些问题。

但是主角是安全。安全对企业IT接受云服务来说是第一大疑虑。基于对目前的在线文件共享和协作服务提供商的访谈,ESG认为这些公司已经清楚明白地听到了用户的心声。为了让IT人士满意并安心,很多供应商使用SAS 70 Type II认证的数据中心,并实施不同程度的加密和密码保护。可以预见在明年这些供应商会更加专注于安全,因为他们在寻找办法来缓和用户对他们产品的健壮度和安全性的疑虑。

更大的真相

ESG正在目睹这些产品在不同的场景中被使用,从基本的文件共享到协作和替代 SharePoint再到数据保护。最大的驱动力是对员工移动性和终端设备的支持,不过很多IT经理也提到不受VPN的约束是主要驱动力。一个大问题是很 多的IT用户,也就是IT所支持的那些用户,都已经在使用他们个人签约的某种类型的产品了。如果那个雇员离开或者被解雇,而他使用的是一个个人帐户,数据 都会随着帐户离开。如果IT实施并管理那个产品,那么数据就会保留在IT所拥有的帐户中。这就是IT为什么需要感到浪潮的前面,来保持对他们在企业内必须 支持的终端设备上的企业数据的控制——这也是为什么ESG预计在线文件共享和协作领域会在今年大热的原因。

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