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专家博客 电子发现技术的六大趋势(下)

本文作者Christine Taylor是Taneja Group的一位分析师,她在IT和通信业拥有超过10年的经验。她曾写过大量关于技术在电子发现、合规和治理以及信息管理中作用的文章。

专家博客 电子发现技术的六大趋势(上)

跨学科团队

联合的IT人员和法务人员团队在电子发现中是最佳实践。不过,实际上,只有少数公司有建立这样的团队,因为困难的是如何协调两个如此不同队伍。不过,随着糟糕的电子发现所带来的风险提高,跨学科团队变得越来越紧迫。

电子发现是十分复杂的流程,这里面涉及到各种人员、子流程和技术。这个复杂的流程影响着法务人员、IT人员、记录管理、公司治理和合规。因此让团队发展出一个可重复的电子发现工作模式是非常重要的。这是一个大项目,但是一旦完成,公司将可以拥有一个有效的流程来处理后续的电子发现事务。

对IT的影响:帮助推动跨学科团队的形成。这些团队可以共同开发数据映射、基本信息管理、数据搜集/保存、数据分析/处理、数据迁移等的计划和技术。虽然,开始的时候要花费大量时间,但是一旦政策确立,电子发现流程的操作将更加流畅。

互操作性

电子发现工作流中,互操作性是一个很大的挑战。在电子发现的各个阶段中,要持续地载入和卸载大型数据集。这个流程不是线性的,因为数据在各个电子发现应用程序之间频繁地加入和迁移。

这些步骤和阶段有数据丢失的风险,会消耗大量的成本和时间,而且安全性很难保证。要改善这种情况需要进一步的整合,使数据能够更容易地在不同阶段和应用程序之间迁移。电子发现厂商通常用两种方式实现这一点:1.开发或收购某个软件来弥补自己的流程平台;2.改善自己软件和其他厂商系统之间的API(应用程序编程接口)和连接器。单一厂商的平台有一定的压力,不过并不是每家厂商都可以凭一己之力做到这一点–而且并不是每个客户都希望这样。当然,高度互联的多厂商产品确实有一席之地。

对IT的影响:如果你的公司在电子发现上的投入还不多,你可以考虑购买已经整合了多个阶段的平台。如果你已经有一定的投入,那么你可以看看一些可以与你现有电子发现技术高度整合的点产品。

内部电子发现

内部电子发现还是一个有力趋势,不过也是很复杂的。首先,很少有公司会准备把资源投入到看不见多少实效的内部电子发现流程。有几个阶段,尤其是资料审视和资料产生阶段,更加适合于外包给那些拥有专业资源来完成这些任务的外部公司。不过,许多公司非常有兴趣做内部的数据搜集、早期分析和处理。他们还有兴趣利用早期文档分析来缩减资料审视阶段的数据规模,甚至有意愿在内部审视一些较小的事务而同时将较大的事务交给外部公司处理。

公司文化和法务部门的资源也影响着公司对电子发现流程是内部处理还是外包的决策。当然,服务提供商和律师事务所希望公司外包电子发现流程,而且他们也可以让公司继续保持控制和流程的可视性。因此,一些聪明的服务提供商和律师事务所现在给予他们的公司客户更多的控制权、可视性和任务管理权限。他们现在还更多地在资料审视平台上听取客户的意见以满足客户的偏好。

对IT的影响:内部数据搜集正在越来越多地影响IT部门。IT人员可以考虑安装归档软件和系统以获得更好的可恢复性,再加上一些能够搜索协同应用程序的软件,比如SharePoint、FileNet或Documentum。

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